Em todas estas oportunidades faço o mesmo comentário: desde a primeira versão da norma ISO 9001 nunca, houve requisito que determinasse que cópias de documentos do sistema de gestão tivessem que ser carimbadas.
Provavelmente, esta prática surgiu porque documentos eram distribuídos a torto e à direita e daí, sim havia a real possibilidade de se identificar documentos obsoletos.
Daí para se tornar um paradigma é um passo e que continua mais vivo do que nunca.
Para ilustrar o tema e tornar o assunto menos pesado relembro os tempos de quando implementei e certifiquei meu primeiro SGQ há 21 anos. Isso mesmo que você leu! Na platéia é um só "Ohhhhhhhh!" E tive o mesmo problema com os auditores que o pessoal ainda enfrenta até hoje. O que fiz na época? Engoli seco e carimbei tudo. Centenas e centenas de páginas.....
Minha recomendação é: antes de escrever o procedimento para Controle de Documentos, faça uma leitura bem atenta do requisito 4.2.3. Não vou aqui transcrever o texto da norma, mas, sim, transmitir sua mensagem principal:
Documento Certo no Local Certo!
Para se fazer isto de maneira simples, sugiro que, ao elaborar qualquer documento do sistema, se identifique quais as áreas que realmente precisam daquele documento.
Uma vez que se conhece os usuários de documentos, uma simples planilha pode resumir o cenário indicando setores e quantidades de cópias em cada um deles. Tudo isso sem usar carimbo! E por quê? Porque desta maneira só existem cópias controladas na empresa.
Porque quem não utiliza o documento não precisa ter cópia dele! Simples, não é mesmo?
Hoje em dia, com as facilidades que a área de TI oferece, este problema é ainda mais fácil de se resolver.
Revejam seus procedimentos e eliminem os carimbos!!
Usem as auditorias internas como apoio para este controle!
E não tenham receio de auditores!
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