CÓPIA CONTROLADA! Isto é realmente necessário?

Durante minhas palestras e atividades como consultor ainda me deparo com muitas perguntas e dúvidas sobre o tema "Cópia Controlada" e "Cópia não Controlada" e outros carimbos pelo mundo afora.
Em todas estas oportunidades faço o mesmo comentário: desde a primeira versão da norma ISO 9001 nunca,  houve requisito que determinasse que cópias de documentos do sistema de gestão tivessem que ser carimbadas.
Provavelmente, esta prática surgiu porque documentos eram distribuídos a torto e à direita e daí, sim havia a real possibilidade de se identificar documentos obsoletos.
Daí para se tornar um paradigma é um passo e que continua mais vivo do que nunca.
Para ilustrar o tema e tornar o assunto menos pesado relembro os tempos de  quando implementei e certifiquei meu primeiro SGQ há 21 anos. Isso mesmo que você leu! Na platéia é um só "Ohhhhhhhh!"  E tive o mesmo problema com os auditores que o pessoal ainda enfrenta até hoje. O que fiz na época? Engoli seco e carimbei tudo. Centenas e centenas de páginas.....

Minha recomendação é: antes de escrever o procedimento para Controle de Documentos, faça uma leitura bem atenta do requisito 4.2.3. Não vou aqui transcrever o texto da norma, mas, sim, transmitir sua mensagem principal:

Documento Certo no Local Certo!

Para se fazer isto de maneira simples, sugiro que, ao elaborar qualquer documento do sistema, se identifique quais as áreas que realmente precisam daquele documento.

Uma vez que se conhece os usuários de documentos, uma simples planilha pode resumir o cenário indicando setores e quantidades de cópias em cada um deles. Tudo isso sem usar carimbo! E por quê? Porque desta maneira só existem cópias controladas na empresa.

Porque quem não utiliza o documento não precisa ter cópia dele! Simples, não é mesmo?

Hoje em dia, com as facilidades que a área de TI oferece, este problema é ainda mais fácil de se resolver.

Revejam seus procedimentos e eliminem os carimbos!! 

Usem as auditorias internas como apoio para este controle! 

E não tenham receio de auditores!

Tadinha da Mimosa......

Era mais uma manhã de sol forte na Fazenda Mundo Novo. Seu Tonico, o proprietário, estava na cozinha terminando de passar o café. Era um perfume só pelo ar. Foi quando Juca, o capataz da fazenda, chegou correndo, esbaforido  e muito nervoso.
"Seu Tonico! Seu Tonico! Vem logo que a Mimosa foi pro brejo! Nóis tem que tirá ela de lá!". Seu Tonico, com bastante calma, tomou um bom gole do café e disse: "Juca, meu filho! Senta aqui e toma um café comigo!"

O Juca entrou na cozinha, tirou o chapéu, sentou e inconformado falou: "Mas seu Tonico! A Mimosa é uma vaca premiada, já ganhô muitos prêmio, dá leite que é uma belezura, é bonita demais a danada. Nóis num pode deixá ela lá!"
"E não vamos deixá-la lá! Você acha que eu permitiria que o principal produto desta fazenda ficasse atolado no brejo?" - perguntou seu Tonico.
"Mas quero que você aprenda uma coisa, Juca! Os problemas não são resolvidos assim de sopetão. Eles precisam ser analisados com calma e atenção para encontrarmos a melhor solução! Vamos embora que a Mimosa está esperando por nós!"

Quando chegaram no brejo viram que a Mimosa estava atolada até a metade e muito agitada. Seu Tonico falou: "Juca! Vai buscar mais uns homens e traga corda que a gente tira a Mimosa rapidinho deste brejo!"
Juca foi correndo e logo voltou com mais cinco peões e muita corda. Seu Tonico organizou o pessoal, chegou perto da Mimosa, que estava bastante contente de ver que muita gente queria ajudar, passou a corda pelos chifres dela e ordenou que os homens puxassem com força. Depois de umas três puxadas, a Mimosa estava livre daquele atoleiro.
O Juca sentou aliviado, tirou o chapéu e enxugou o suor do rosto dizendo: "Graças Deus que tiremo a Mimosa do brejo e o pobrema acabô!"
"Acabou nada!" disse seu Tonico. "Agora é que nós vamos começar a aprender a lição. Sentem-se todos aqui!" Sentaram-se todos e seu Tonico começou a explicar.
"Quando chegamos todos aqui, a Mimosa estava atolada até quase o pescoço. Isso era o grande problema e se chama Não Conformidade. A primeira coisa que fizemos foi puxar a Mimosa para fora do brejo e chamamos isso de Ação Imediata. Agora a Mimosa está livre mas está coberta de lama."
"Ela num pode ficar assim toda suja que ninguém vai acreditá que ela já ganhô muitos prêmio! Nóis tem que lavá ela agora!" disse Bentinho, um peão novo na fazenda.
"Muito bem, Bentinho! Vamos levar a Mimosa até o estábulo e dar um bom banho nela e deixá-la toda cheirosa! Ah! Isto que vamos fazer se chama Retrabalho ou Reparo"- completou seu Tonico.
No estábulo, depois de um banho bem demorado na Mimosa, seu Tonico examinou a Mimosa com bastante atenção. "Rapazes, o que estou fazendo é ver se o banho que vocês deram na Mimosa a deixou limpinha. Isso é o que se chama de Reinspeção."
"Agora enquanto ela come e descansa, vamos pensar por que ela foi parar no brejo." - propôs seu Tonico. Se a gente não entender o que aconteceu, ela pode parar lá de novo.
"Vai vê ela tava com sede. Com um sorzão desses ela foi até o brejo atrás de água" disse Toinzinho, outro peão da fazenda.
"Se tivesse um cocho d'água perto dela ela num ia pro brejo" - disse Juca.
"Todos vocês estão na direção certa!" disse seu Tonico. "Isso que estamos fazendo se chama encontrar a Causa Raiz." completou. E assim as ideias foram surgindo e a decisão foi instalar um cocho de água e uma cerca bem resistente perto do brejo. Seu Tonico explicou que isso se chamava de Ação Corretiva porque não ia deixar a Mimosa ir para o brejo de novo e que realmente nunca mais aconteceu.
Dias depois o seu Tonico estava conversando a respeito do que aconteceu com outro fazendeiro, seu Ernesto que cria cavalos de raça numa fazenda vizinha.
Depois de ouvir que a Mimosa quase morreu, ele pensou que o mesmo poderia com Trovoada, seu cavalo de estimação e reprodutor de primeira.
Assim, ele também mandou instalar uma cerca no seu pasto para não ter o mesmo problema. E não teve. Isso é o que se chama Ação Preventiva.

Nas empresas é comum a crença de que as ações imediatas sejam as soluções definitivas para os problemas do dia a dia. Quando se vê, lá estão eles de novo causando refugos e retrabalhos intermináveis, atraso de entrega, reclamação de cliente, perda de mercado, etc, etc. Portanto, mãos à obra em busca das verdadeiras causas!
É como me disse uma vez um velho caipira de muita sabedoria: "Pra ter o jardim bonito não basta aparar a grama e cuidar das flores. Tem que arrancar a erva daninha até a raiz."

Planejamento Estratégico - Visão Simplificada

Planejamento Estratégico - Uma Visão Simplificada

Nestes tempos de competição crescente, a figura do planejamento estratégico ganha cada vez mais importância. Porém, ao longo de minha carreira, tenho observado que ainda existe grande confusão e dificuldade em elaborar estratégias e as empresas, na sua maioria, acabam elaborando apenas um orçamento financeiro sem maiores cuidados.
Definir as estratégias de uma empresa para atingir resultados dentro de um determinado horizonte de tempo, exige visão e conhecimento do negócio, mas não é algo tão complexo que não possa ser executado pela maioria das organizações.
Um primeiro erro que se deve evitar é estabelecer metas, objetivos e ações olhando apenas para o passado, ou seja, tomar os resultados obtidos e acrescentar um percentual que, normalmente, tem pouco ou nenhum embasamento. 
A experiência adquirida no passado é valiosa para identificar erros cometidos e estratégias que foram bem sucedidas mas não deve ser usada para definição de metas e objetivos. Esta forma de planejar é chamada de "planejamento olhando pelo espelho retrovisor". Aqui, o risco de cometer os mesmos erros é grande!
A forma mais adequada de planejar objetivos, metas e planos de ação é  chamada de "planejamento olhando pelo para-brisas". Para elaborar o plano estratégico que vai lhe ajudar de verdade, sugiro os seguintes passos:

a) conheça bem o seu negócio e suas tendências para o período para o qual você deseja planejar. Muitos empresários se descuidam e não olham o que acontece à sua volta. Exemplo: a Olivetti acreditou que iria vender máquinas de escrever por muito mais tempo porque não observou que o mercado de computadores pessoais estava crescendo.
Para tanto, participe de feiras do setor no Brasil e no exterior, converse com outros empresários, consulte associações de classe, busque informações. Não fique trancado o dia inteiro no seu escritório.
b) observe oportunidades que o mercado possa estar oferecendo e das quais você ainda não tira nenhuma vantagem. Isto pode vir de legislação, tendências econômicas, eventos esportivos e culturais, religiosos, etc.
Exemplo: Copa das Confederações, Jornada Mundial da Juventude, Copa do Mundo, Jogos Olímpicos, etc
c) de forma análoga, observe quais as situações e tendências do mercado que possam representar uma ameaça ao seu negócio.
Exemplo: real valorizado perante o dolar torna o produto menos competitivo e facilita entrada de produtos estrangeiros.
d) conheça intimamente o que seu cliente espera de sua empresa para que se mantenha com intenção de fazer negócios com sua empresa. Investigue tudo e mais um pouco! Afinal é seu cliente quem remunera seu negócio e se você não o satisfizer, seu concorrente o fará!
Esta análise vai te fornecer a visão da direção para onde o mercado vai e o que quer receber.

Até aqui olhamos para o lado de fora de sua empresa. Agora vamos olhar um pouco para dentro dela.
Olhar para dentro de sua organização, seja ela de que tamanho for, significa enumerar seus pontos fortes e pontos fracos.
Pontos fortes são características que contribuem para ajudar a empresa a caminhar na mesma direção e velocidade do mercado.
Em contrapartida, os pontos fracos são características que podem atrapalhar a empresa na caminhada em direção a seus objetivos. Portanto, o passo seguinte é:

e) Identifique os pontos fortes e fracos de sua empresa. Eles devem ser o resultado de pesquisa séria e não daquilo que você mesmo acha que sejam. Portanto, seja sincero com você mesmo!
Exemplo: toda mãe acha sua filha linda e acredita que ela poderia vencer no mundo da moda. Não adianta nada se as agências de modelo pensam exatamente o contrário.

Esta análise interna vai revelar o quanto sua empresa consegue oferecer ao mercado com os recursos existentes. Certamente vai mostrar que existe uma lacuna.

Esta lacuna é preenchida pelo planejamento estratégico com suas ações, metas e objetivos e que estarão valorados dentro do orçamento financeiro. 

Portanto, planejamento estratégico não é "chute" e nem "futurologia". É uma tarefa difícil mas que está ao alcance de qualquer empresário, independente de seu segmento de atuação.

Boa sorte e sucesso!

FMEA - Uma Ferramenta subutilizada! Parte 3

Para encerrar esta análise sobre FMEA, vamos tratar do último fator a ser considerado: a DETECÇÃO!

Podemos definir DETECÇÃO como sendo a capacidade que dispomos de "perceber" que uma determinada causa de modo de falha esteja ocorrendo, ou seja, os alertas que podemos ter para nos auxiliar em detectar a causa da falha e evitar o envio de produtos fora de especificação para operações posteriores ou até o cliente.
Para ajudar na classificação apresentamos a tabela abaixo:

Detecção 10 - praticamente impossível de perceber que a causa do problema esteja ocorrendo

Detecção 9 - é muito remota a possibilidade de perceber a causa do problema

Detecção 8 - é remota a possibilidade de perceber a causa do problema

Detecção 7 - é muito baixa a possibilidade de perceber a causa do problema

Detecção 6 - é baixa a possibilidade de perceber a causa do problema

Detecção 5 - é moderada a possibilidade de perceber a causa do problema

Detecção 4 - é moderadamente alta a possibilidade de perceber a causa do problema

Detecção 3 - é alta a possibilidade de perceber a causa do problema

Detecção 2 - é muito alta a possibilidade de perceber a causa do problema

Detecção 1 - é praticamente certa a possibilidade de perceber a causa do problema

No exemplo que dei na postagem anterior, não tenho nenhum mecanismo que me sirva de alerta para garantir que ajustei o despertador. Neste caso, a detecção seria 10, ou seja, vou perder a hora com certeza

Muito bem! Terminada a discussão sobre os fatores SEVERIDADE, OCORRÊNCIA e DETECÇÃO vamos explicar como se prioriza a tomada de ações.

Para cada modo de falha identificado obtenha o NPR - Número de Prioridade de Risco que se calcula da seguinte forma:

NPR = Severidade x Ocorrência x Detecção

Portanto, o maior valor possível para o NPR = 10 x 10 x 10 = 1000 e o menor valor é           NPR = 1 x 1 x 1 = 1

Portanto, os maiores valores de NPR determinam quais os modos de falha devem ser "atacados" em primeiro lugar.

Vale lembrar que o FMEA é muito amigo da MELHORIA CONTÍNUA e o processo de atualização é constante!

Boa sorte!

FMEA - Uma Ferramenta Subutilizada! Parte 2

Olá pessoal! Continuando com o tema sobre FMEA vamos tratar de outro fator: Ocorrência! A ocorrência procura estimar a probabilidade que a causa de um dado modo de falha venha a ocorrer.
Exemplo: perder a hora pela manhã me faz pegar trânsito e chegar atrasado no trabalho é um modo de falha cuja severidade é considerável. Uma possível causa é ter esquecido de ajustar o despertador. Portanto, a ocorrência que se deseja estimar é a frequência com que esqueço de ajustar o despertador.
A tabela a seguir fornece algumas orientações:

Ocorrência 10 - quando a frequência for > 100 por mil

Ocorrência 9 - quando a frequência for > 50 por mil

Ocorrência 8 - quando a frequência for  > 20 por mil

Ocorrência 7 - quando a frequência for > 10 por mil

Ocorrência 6 - quando a frequência for > 2 por mil

Ocorrência 5 - quando a frequência for > 0,5 por mil

Ocorrência 4 - quando a frequência for > 0,1 por mil

Ocorrência 3 - quando a frequência for > 0,01 por mil

Ocorrência 2 - quando a frequência for > 0,001 por mil

Ocorrência 1 - quando a ocorrência for < 0,001 por mil

Processos que apresentam maior nível de capabilidade possuem menor nível de ocorrência de uma determinada causa de falha, por apresentarem menor variação e/ou por terem controles preventivos eficazes.

FMEA - Uma Ferramenta subutilizada! - Capítulo 1

Olá pessoal! Conforme prometi, vamos tratar do FMEA como ferramenta para prevenção.
O FMEA pode ser aplicado tanto para processos produtivos (PFMEA) como para projetos de sistemas, subsistemas e componentes (DFMEA). Vamos iniciar tratando do PFMEA.
Mas afinal, o que é e para que serve esse tal de FMEA? Começamos por explicar o que a sigla significa. Failure Mode and Effect Analysis. Em bom português significa: Modo de Falha e Análise do Efeito. Logo de cara, podemos inferir que existindo modos de falhas distintos, a reação diante do problema também será distinta. Da mesma forma, podemos deduzir que podem existir efeitos diversos, gerando ações apropriadas.
Este raciocínio reflete a ponderação que a ferramenta traz: não se tratam problemas diferentes aplicando sempre a mesma solução.
O PFMEA, portanto, reconhece que seja estabelecida uma sequência para tratar os diversos modos de falha, baseada numa escala de prioridade. O PFMEA estabelece esta prioridade! Para determinar esta escala, o PFMEA considera três fatores: a severidade, a ocorrência e a detecção. A severidade "mede" a gravidade de um dado modo de falha quando este ocorrer. Por exemplo, se um sistema de freio falhar, a condução do veículo torna-se extremamente perigosa e, portanto, este modo de falha é bastante severo. De forma contrária, se o tecido dos bancos do automóvel desbota após poucos meses de uso, a severidade deste modo de falha é considerada menor, ainda que gere insatisfação do usuário.
Para auxiliar na sua análise, apresentamos a tabela a seguir:

Severidade 10 - quando o modo de falha trouxer risco ao usuário e/ou violar requisito legal sem prévio aviso.

Severidade 9 - quando o modo de falha trouxer risco ao usuário e/ou violar requisito legal com prévio aviso.

Severidade 7 a 8 - quando o modo de falha tornar o produto inoperante.

Severidade 5 a 6 - quando o modo de falha tornar o produto parcialmente inoperante

Severidade 4 a 5 - quando o modo de falha não torna o produto inoperante mas reduz bastante seu desempenho.

Severidade 2 a 3 - quando o modo de falha não torna o produto inoperante e reduz pouco o desempenho

Severidade 1 - quando o modo de falha não é notado.

Prevenir é melhor que remediar! Parte 2

Na última postagem, comecei a falar dos benefícios da prevenção e deixei uma questão no ar. Mas antes de respondê-la, gostaria de explorar um pouco mais a questão da prevenção e das vantagens que ela pode oferecer.

Como você se sentiria se:

a) fosse um dos donos da boate Kiss em Santa Maria onde centenas de vidas foram desperdiçadas?

b) fosse responsável pela linha de suco Ades sabor maçã, consumido por milhares de crianças?

c) gerente do SAC de uma operadora de telefonia celular, recebendo inúmeras reclamações e dando milhares de desculpas?

Em qualquer uma dessas situações, você certamente concordaria que se tivesse havido uma ação preventiva, nada disso teria acontecido. Certo?

Como eu disse na última postagem, o mundo dos negócios não permite erros. É tudo que seu concorrente espera que você faça para que ele pegue a sua parte do mercado, que custou e custa muito do seu suor.Pode não haver segunda chance. E não haverá!

Mas a pergunta continua! Como mudar isso tudo? A mudança passa por conhecer bem os riscos e consequências.

Para tratar riscos e consequências, uma boa ferramenta é o FMEA! Esta ferramenta auxilia na identificação dos possíveis problemas, suas consequências e riscos, orientando para tomada de ações.

Na próxima postagem entraremos nos detalhes do FMEA! Até mais!